Ne vous laissez plus avoir !
Ne vous laissez plus avoir si vous avez l’intention de donner des conférences ou si vous donnez des conférences, ne tombez pas dans le piège dans lequel je suis tombé tout récemment.
Laissez-moi vous compter la mésaventure qui m’est arrivée tout récemment.
En septembre dernier je suis contacté par la directrice de la coordination et de l’animation du CROC (Centre de Recherche et d’Observation sur les Carnivores) pour m’inviter à donner une conférence sur la cryptozoologie le 13 décembre prochain à l’université de Metz (France).
Précisons ici que le CROC est un organisme qui a plusieurs associations, universités, parcs animaliers, etc… comme partenaires pédagogiques et scientifiques, ainsi que l’Union Européenne et la République Française entre autres partenaires financiers.
Nous nous mettons d’accord sur les modalités : prise en charge des frais de séjour, remboursement des frais de déplacement et une rémunération pour la conférence elle-même. Elle me demande en outre de lui fournir mes notes de frais de déplacement (kilométrage ou billet de train) et une facture ou une note officielle de prestation à l’issue de la conférence.
Je me mets donc au travail pour faire de cette conférence un événement exceptionnel : on n’a pas toujours l’occasion d’être invité à parler de Cryptozoologie au sein d’une université !
Comme vous le savez déjà peut-être, en dehors de mes prestations publiques, j’ai un gros travail de recherche que ce soit sur le terrain ou dans ce qui est écrit dans le domaine et cette conférence était aussi l’occasion de parler des actions de l’Association Belge d’Etudes et de Protection des Animaux Rares (ABEPAR)
Début novembre, je m’informe sur les conditions techniques et pratiques de la conférence, car, par expérience, je sais que le diable se cache parfois dans les détails : une fiche qui ne correspond pas, une télécommande qui manque, une version de logiciel qui n’est pas compatible…ou que sais-je ? Et si j’ai la possibilité de filmer ma prestation ?
Quelques jours plus tard je reçois de la part de la directrice une réponse d’une structure logique surprenante… Après s’être excusée d’avoir tardé à me répondre, voici ce qu’elle écrit :
J’allais vous apporter tous les éléments de réponses nécessaires à la bonne organisation de cette soirée. Nous disposons en effet de tout le matériel nécessaire aux soirées de conférences : ordinateur, télécommande, vidéoprojecteur, son, micros, etc. Côté organisation, l’amphithéâtre n’est pas disponible avant 19h et nous ne pouvons donc pas nous y rendre avant pour s’installer et tester le matériel. Ce moment est organisé de 19h à 20h en même temps que nous prévoyons un petit repas convivial. Jusqu’à présent, tout s’est toujours bien passé. 🙂 [..]Cependant, une bien malheureuse information nous est parvenue jeudi dernier. Nous avons en effet appris que compte tenu de la mise en place du plan Vigipirate en France, nous avons dorénavant l’obligation d’embaucher un vigile pour les soirées (fouille des personnes à l’entrée) et il est impératif qu’une personne de l’université soit présente. Or, nous n’avons pas la possibilité actuellement de répondre à ces deux exigences. Nous sommes donc contraints d’annuler les deux prochaines conférences : celle de demain et la vôtre.
Je lui réponds que je suis désolé moi-même et lui demande par la même occasion si nous pourrions signer une convention, ce que j’avais oublié de leur demander (je m’étonne qu’ils ne me l’aient pas proposé) tel que d’ailleurs le Conseil Régional de l’Orne me l’avait soumis lorsque j’ai donné ma semaine de conférence en février 2015. Je trouve cette demande tout à fait normale, ne serait-ce que pour éviter les malentendus entre les parties, surtout lorsque des aspects financiers entrent en jeu.
Entre parenthèse, le lecteur attentif aura remarqué la cohérence surprenante du mail qu’elle m’a envoyé. Le schéma n’aurait-il pas voulu a) qu’on annonce que la conférence sera annulée à la date prévue, b) que l’on propose des dates pour son remplacement c) qu’on s’attarde sur les autres détails techniques et financiers ? Il me semble, non ?
A ma demande de convention, je reçois, à ma grande surprise, une réponse tout aussi étonnante que la précédente.
« Nous n’avons jamais établi de contrat pour les soirées de conférences. Nous avons convenu des conditions de votre venue (rémunération pour la conférence et frais de déplacement à réévaluer avec les km réels ou le fait que vous veniez en train). Je prévois également une nuit d’hébergement à l’hôtel pour le soir de la conférence. Si ces conditions ne vous conviennent pas, n’hésitez pas à me le dire, je le comprendrai parfaitement. «
Elle ajoute également que concernant la date possible de ma prochaine intervention, ce sera mi-février (14 février) ou avril (11 avril). Les dates de janvier et mars sont déjà prises.
Je lui réponds qu’il ne s’agit pas de remettre en cause notre accord, mais de le formaliser afin d’éviter les malentendus. Par ailleurs la date du 14 février me conviendrait parfaitement alors que la date du 11 avril est trop proche des événements que nous organisons à cette période.
Voici la réponse, toujours surprenante, de la directrice ci-dessus citée :
Nous établissons des conventions pour le prêt de nos expositions. Jamais cela ne nous a été demandé pour les soirées de conférences. Je suis désolée, mais je préfère que nous mettions simplement fin à ce projet de conférence. Notre manière de travailler ne semble pas être en adéquation avec la vôtre et je ne peux malheureusement pas donner suite à vos demandes. Par ailleurs, compte tenu du risque de non reconduction des soirées avec le Plan Vigipirate, rien n’est garanti et je préfère ne faire perdre de temps et d’énergie à personne. Je vous remercie par avance pour votre compréhension et vous souhaite une bonne continuation dans vos projets cryptozoologiques. «
A cela je lui écris :
« J’ai bien entendu que vous n’avez pas l’habitude de signer de convention pour vos conférences, de même que de mon côté je n’ai pas l’habitude de remettre une facture ou une note de prestation pour mes conférence comme vous me le demandiez, mais je m’adapte.
Cela dit, je trouverais dommage que cette conférence n’ait pas lieu le 14 février 2017, date que vous me proposiez et qui me convient parfaitement, selon les conditions sur lesquelles nous nous sommes mis d’accord.
Cependant si cette conférence, initialement prévue le 13 décembre 2016, devait être annulée, j’aimerais être dédommagé de la moitié de la somme totale convenue. Cette somme couvrirait le temps et le travail de préparation pour cette conférence.
J’espère cependant que la conférence aura bien lieu le 14 février et je ferai tout de mon côté pour que celle-ci reste un bon moment dans l’esprit des participants. »
Je précise que le montant du dédommagement est ridicule, tout comme le montant total de la conférence à côté de ce que de nombreux conférenciers demandent.
En réponse :
Je vous confirme que la soirée de conférence du 13 décembre 2016 à laquelle nous vous avions convié est annulée et ne sera pas reportée.
Concernant votre demande de dédommagement, celle-ci sort des conditions fixées ensemble pour cette soirée.Pour rappel
– une rémunération pour la soirée de conférence ;
– la prise en charge des frais de déplacement.
Aucun dédommagement n’aurait été accepté de notre part même dans le cadre d’une convention (à l’exception bien entendu d’une annulation le soir même, ayant entrainé votre présence et votre déplacement). Si vous nous aviez fait part de cette demande dès le départ, nous n’aurions pu donner suite à l’organisation de cette soirée.
Dont acte !
Je lui ai bien sûr exprimé ma contrariété et que ce n’était pas très correct d’annuler ainsi si près de l’événement, d’autant qu’ils proposaient d’abord une date de remplacement, puis par la suite de tomber la décision d’annuler purement et simplement la conférence sans explication.
Je lui précisais en outre qu’il n’était également pas très correct de ne pas proposer ou prévoir une compensation, en cas d’annulation de leur part, pour les conférenciers qui ont travaillé dans le but de leur offrir un moment agréable.
Enfin que ce n’était pas très « pro » de sa part de refuser de signer une convention avec les conférenciers qu’ils accueillent.
Je me demande d’ailleurs quelle aurait été leur réaction si 3 jours avant la date initiale de la conférence je l’avais annulée ?
Il est temps maintenant de conclure cet article par un conseil
Je vous ai raconté ma mésaventure non pas pour me plaindre mais pour vous mettre en garde de ne rien accepter comme prestation rémunérée sans la signature d’une convention reprenant les modalités de votre intervention, mais aussi la garantie d’une reconduction en cas d’annulation ou d’un dédommagement en cas d’annulation pure et simple de votre conférence par les organisateurs.
Autrement dit, veuillez toujours à fixer par écrit les conditions de votre venue et les conséquences de l’annulation lorsque celle-ci est due au fait de l’organisateur.
Cette convention vous évitera d’avoir peut-être engagé des frais pour vous informer, passé des heures à créer des PowerPoints et préparer votre présentation …finalement pour des prunes.
Ne vous laissez pas (plus) avoir !!
Et vous avez-vous déjà vécu de telles mésaventures ? Laissez-nous votre histoire ci-dessous !
